Уважаемые посетители сайта!
Размещаем ответы на вопросы, поступившие в ходе проведения интернет-интервью
с Деркачом Дмитрием Викторовичем — начальником отдела организации персонифицированного учета и хранения документов ОПФР по Приморскому краю на тему:
«Электронные трудовые книжки: отчетность в ПФР»
Можно ли отправить формы СЗВ-ТД на бумажном носителе, если численность сотрудников 10 человек?
Если ранее в электронном виде обязаны были предоставлять форму СЗВ-ТД организации с численностью сотрудников от 25 и более человек, то уже с этого года организации с численностью сотрудников свыше 10 человек должны предоставлять отчетность в электронном виде. Значит, если у вас 10 человек, то вы можете направить формы СЗВ-ТД на бумажном носителе. Вообще вы можете на бумаге направить хоть 2 тысячи человек. Ваше право. Просто к вам будут применены финансовые санкции, так как вы сдали не в электронном виде, а на бумаге. Смотрите, если у вас в июне, предположим, месяце работало 10 человек, а в мае у вас работало 11 человек, то, если вы сдадите за июнь на 10 человек на бумаге – к вам будут применены финансовые санкции, так как при расчёте финансовых санкций смотрят по предыдущему отчетному периоду. То есть браться будет не июнь, а май месяц. Если у вас все предыдущие периоды тоже работало не более 10 человек, вы можете смело сдавать на бумаге. К вам не будут применены финансовые санкции.
Если сотрудник переведён на полставки, нужно ли об этом оповещать пенсионный фонд России?
Нет, не нужно.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Работник имеет право попросить у работодателя не только при увольнении, в любом случае форму СТД-Р. Либо он сам может обратиться на портале госуслуг, в пенсионный фонд, в МФЦ, где ему выдадут уже другую выписку. Называется она СТД-ПФР. И также пользоваться ею по своему усмотрению. Чем они отличаются, эти формы? Понятно, что форма Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) – это сведения о трудовой деятельности – работодатель. Это та форма, которую даёт работодатель по последнему месту работы. Она формируется только работодателем, нигде в другом месте застрахованное лицо не сможет эту форму взять. И там содержатся данные, информация только по одному работодателю. То есть, если человек проработал в ООО «Ромашке» при увольнении у него будет в форме СТД-Р ООО «Ромашка». Устроился он в этом же году в другое ИП Михайлов, при увольнении в этом же году у него будет вторая форма СТД-Р, где будет только информация по ИП Михайлову. У него будет две формы СТД-Р: по одному работодателю и по другому работодателю. Форма же СТД-ПФР, то есть сведения о трудовой деятельности из информационной базы Пенсионного фонда Российской Федерации, она формируется уже на основании данных пенсионного фонда и в этой форме уже будут сведения обо всех работодателях, у которых он работал после 1 января 2020 года, и на которых сдавались электронные трудовые книжки. Понятно, что, если человек работал по гражданско-правовому договору, у него не будет сведений. Потому что на них электронные трудовые книжки не сдаются.
Каковы правила заполнения кода выполняемой функции?
Код выполняемой функции обязателен к заполнению, когда у вас приём на работу, постоянный перевод, установление присвоения и запрет занимать должность. В этом случае код выполняемой функции заполнять обязательно согласно Общероссийскому классификатору занятий. Вы ищете не профессию, а ищете функции, которые выполняет ваш сотрудник. Например работник в магазине – и кассир, и пекарь. Если он проводит больше времени рабочего, выпекая хлеб, то он пекарь. Если больше времени он проводит, стоя у кассы, продавая, то он – кассир. То есть выбирайте по производственным функциям, какую больше занимает данная его функция. Чем он больше занимается на работе. Состоит этот код из пяти знаков.
При каких кадровых мероприятиях сдается форма СЗВ-ТД?
Форма СЗВ-ТД сдаётся только при шести кадровых мероприятиях. Если в бумажную трудовую книжку там вносят и награждения, и учёбу, и командировки бывает различные вносят, здесь уже, в электронные трудовые книжки вносятся и сдаются только шесть кадровых мероприятий. Это – приём на работу или службу. Перевод – это перевод на другую работу, на другую должность имеется ввиду. Увольнение, переименование. Это изменение наименования работодателя, страхователя. Установление присвоения – это когда работнику присваивается вторая, последующая профессия, специальность или квалификация, разряд. И шестое – это запрет занимать должность, вид деятельности. Это лишение права, в соответствии с приговором суда, занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью. Только при этих шести кадровых мероприятиях вы сдаёте форму СЗВ-ТД, то есть электронную трудовую книжку.
Какие изменения внесены в форму СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года?
Отсутствует графа отчетный период «месяц-год». На самом деле очень путались люди. И страхователи, и работодатели не знали какой месяц указать при отменяющих формах. Решили, что это, в принципе, не важный реквизит, его убрали из формы.
Далее, были вопросы по тем работникам, которые работают в районах Крайнего Севера или приближенных, приравненных к районам Крайнего Севера. Внесли данную графу, чтобы людям шёл северный стаж.
Далее у нас с вами были проблемы при смене места регистрации страхователя. Когда сменил место регистрации, и вы не могли откорректировать сведения по предыдущему, скажем так, по старому Регномеру, ошибки не могли исправить. Теперь у нас есть возможность и сведения о страхователе о действующем, скажем так, с новым Регномером и есть возможность откорректировать сведения, правоприемником которого является данная организация, за предыдущие периоды по старым Регномерам.
Ввели новую графу «код выполняемой функции». Это у нас Общероссийский классификатор занятий. Данный код выполняемой функции обязателен к заполнению.
Последняя одиннадцатая графа в данной форме называется «признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении». Как правило у всех одна и та же ошибка: они не могут отменить ранее представленные сведения по форме СЗВ-ТД. Если вы допустили ошибку, вам нужно, естественно, эту запись отменить. Потом звонят, пишут: не можем отменить никак старую запись. Я вам расскажу почему. Смотрите, вот вы допустили ошибку, да. У вас она перед глазами есть, да. В программе на компьютере, распечатана. Чтобы её отменить, вы должны заполнить форму СЗВ-ТД полностью. Повторить, заполнить все графы, которые были ранее заполнены, с той же датой приёма, увольнения, перевода, кадровые мероприятия. С тем же номером приказа повторить всё точь-в-точь, как было заполнено в неправильной форме и проставить признак отмены. В том числе, Вы знаете, сейчас каждому кадровому мероприятию присваивается код специальный, ГУИД называется. Этот код обязателен. Сделан так, чтобы он был свой для каждого кадрового мероприятия. Поэтому при сдаче отменяющей формы, помимо того, что вы заполните все графы как положено, как вы до этого сдали, что вам нужно отменить, нужно код ГУИД повторить тот же, который был сдан в предыдущей форме. Это очень, в принципе, легко посмотреть. В 1С везде видно в кадровом мероприятии, которое неверно этот код ГУИД. Вы можете зайти в редактирование и просто в этом же вот кадровом мероприятии, который хотите отменить, проставить просто признак отмены и тогда он выгрузится с тем же ГУИДом, с теми же заполненными графами, только уже с кодом. Если такой возможности у вас нет, вы должны новую форму завести, не видеть этот код ГУИД. Вы же отправляете отчет в электронном виде, в большинстве своем, у нас уже 96 процентов страхователей направляет в электронном виде. Взять последний XML файл, в виде XML он у вас, да, формируется. Его открыть любым редактором и найти того человека внутри, с тем кадровым мероприятием, там тоже будет прописан этот код ГУИД. Его можно будет скопировать, вставить к вам в программу и сдать отчетность.
Как быть, если работник по уважительной причине не осуществил право выбора ведения трудовой книжки на бумаге либо в электронном виде?
Если работник по каким-либо причинам не смог сделать выбор ведения трудовой книжки (был в декрете, не работал в 2020 году, на больничном, по другим каким-то причинам), это право сохраняется и в 2022 году. Они имеют право написать заявление о выборе ведения трудовой книжки. Если же с 2021 года человек не вёл трудовую деятельность, впервые устраивается на работу, то уже с 2021 года на него бумажная трудовая книжка не заводится. Всё, ведётся только в электронном виде. Право уже отсутствует у данных людей вести бумажную трудовую книжку.
В какой срок необходимо предоставить форму СЗВ-ТД при двух кадровых мероприятиях, таких как приём и увольнение?
Вы обязаны предоставить форму СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня с даты издания соответствующего приказа либо распоряжения. При других кадровых мероприятиях, перевод, переименование организации, которые не связаны как раз с приёмом и увольнением, вы сдаёте не позднее 15-го числа следующего месяца, следующего за отчетным.
Необходимо ди сдавать отчетность в ПФР по работникам, работающим по совместительству?
До сих пор очень много вопросов от страхователей поступает по данному вопросу, потому что вы путаетесь. Есть сотрудники, которые работают по совместительству, а есть сотрудники, которые работают у вас по совмещению. Это разные два вида работ. Если у вас работает человек бухгалтером по трудовому договору и по совместительству он совмещает должность отдела кадров. Данный случай не вносится в трудовую книжку. Он просто работает у вас по совмещению. У него есть основной трудовой договор, по которому он работает. И только по тому трудовому договору вы сдаёте сведения в пенсионный фонд. А по совместительству, когда к вам пришел человек с другой организации, и он у вас по совместительству работает, то есть вы с ним заключаете также трудовой договор, но он не основной ваш работник, а пришел с другой организации, он просто у вас работает по совместительству. На таких вот работников вы сдаёте все сведения о приёме, о переводе, увольнении. Полностью всё.
Каков порядок представления формы электронной трудовой книжки?
Работодатель представляет информацию о трудовой деятельности только на тех работников, которые работают у вас по трудовому договору или контракту. В том числе, которые работают по совместительству. Вы на них на всех должны будете сдавать электронную трудовую книжку.
Те, кто у вас работают по гражданско-правовым договорам, электронная трудовая книжка в пенсионный фонд не предоставляется. Потому что вы должны помнить, что трудовую книжку даже на бумаге заполняют только на тех работников, с которыми заключены трудовые договоры или контракты. По гражданско-правовым договорам трудовая книжка в записи не вносится. В бумажную трудовую книжку записи не вносятся. Естественно, не сдаётся электронная трудовая книжка.